第一章 总则

第1条  为了贯彻中华思源工程基金会（以下简称：“本会”）理事会实行制度化、规范化、科学化、人性化管理的精神，根据本会章程，为进一步规范管理，提高行政工作效率，使之适应扶贫事业发展的需要，特制定本条例。

第二章 员工守则

第2条  核心理念

饮水思源，知恩图报；

扶贫强本，育才重教；

量力而行，尽力而为；

突出重点，讲求实效。

第3条  行为规范

1．热爱公益，甘于奉献。

2．遵守法规，爱岗争先。

3．光明磊落，严以律己。

4．勇于创新，勤于钻研。

5．廉洁自律，集体为先。

6．团结互助，服务在前。

第三章 会内机构设置与职能

第一节  办公机构设置图

第4条

第二节  领导机构

第5条  基金会的最高权力机构是理事会。理事会由理事长、副理事长、秘书长和理事组成。

第6条  理事长是本会的法定代表人，也是最高领导人，行使下列职权：

1．召集和主持理事会会议；

2．检查理事会决议的落实情况；

3．代表基金会签署重要文件。

第7条  本会副理事长、秘书长在理事长领导下开展工作。秘书长和副秘书长组成日常运营管理班子，负责基金会的日常经营与运转。秘书长行使下列职权：

1．组织开展日常工作，落实理事会决议；

2．实施基金会年度公益活动计划；                                        

3．拟订资金的筹集、管理和使用计划；

4．拟订基金会的内部管理规章制度，报理事会审批；

5．协调各机构开展工作；

6．提议聘任或解聘部门负责人，由理事长办公会决定；提议聘任或解聘副秘书长，由理事会决定；

7．决定各机构专职工作人员的聘用；

8．本会章程和理事会赋予的其它职权。

第8条  基金会决策分权体系等级表

第三节  部门设置与职能

第9条  办公室职能

办公室是本会的综合办事和人力资源开发及法律事务管理部门。其基本职能是，参与本会事务管理，负责本会行政管理系统的协调、管理和服务工作，维护工作秩序，确保政令畅通；负责本会人力资源的规划、进出、考核管理；管理与本会业务有关的法律事务。职能有：

1．参与政务和管理事务；

2．负责本会行政管理系统协调、管理和服务工作，维护行政管理系统的工作秩序，确保政令畅通；

3．负责本会人力资源的规划、进出、考核管理，最大限度地激励、开发员工潜能，为创一流团队，增加核心竞争力服务；

4．法律事务管理；

5、负责建立并维护与政府、企业、同行及各类公众之间相互关系，研究社会捐助潜力，筛选不同阶段、不同项目的目标客户，以及他们表达爱心和慈善心的心理需求，有的放矢地建立起捐助群体和网络；

6、根据本会宗旨，建立客户档案和援助记录，研究阶段性开发战略，与客户沟通和对话，开发客户，搞好已捐助客户的服务与回馈工作；

7、负责基金会重要关系的开发与维护，组织制定本会公共关系及筹资计划，组织或参与组织基金会重大公共关系和筹资活动，协调与管理对外联络部、项目合作部等公关、筹资活动，组织设计与管理基金会的形象产品如：网站、出版物、印刷宣传品等，为会领导决策提供公共关系咨询与信息。

第10条  财务部职能

财务部是对本会财务和专项基金工作进行管理的职能部门。其主要职能是：

1. 参与编制基金会年度工作计划与预算；

2. 开展本会资金增值运作；

3. 为基金会科学决策提供财务咨询；

4. 对基金会所属机构财务情况进行管理；

5. 对基金会重要财务指标进行分析；

6. 负责资金调拨和日常费用报销等财务审核工作。

第11条  对外联络部（暨募捐部）职能

对外联络部是本会为了实现劝募目标而建立并维护与政府、企业、同行、及社会各界之间相互关系的职能部门。其职能是：

1．完成理事会及秘书长交付的各项募捐工作；

2．承担各项募捐行动的策划、实施、总结、汇报工作；

3．与社会各界人士保持良好的沟通关系与互动交流，吸引社会各界关注和参与本会的公益事业；

4．全面了解、掌握与本会关系良好的各种社会资源，充分调动社会资源为本会的资金募集创造条件；

5．清晰掌握本会公益基金的使用情况，并对项目捐助人适时给予项目成效反馈。

第12条  项目合作部职能

项目合作部既是负责本会所有项目的开发、管理、实施与监测的业务部门，也是对本会所确定的建设项目和财务状况进行监测、研究，为基金会领导提供决策参考依据，为各地子项目提供信息支持和服务的职能部门。其主要职责是：

1．进行项目的调查研究和前期论证；

2．进行项目的设计与初步评估；

3．项目组织与实施；

4．项目开发与筹资；

5．项目的指挥、监督和控制，特别对项目的运作情况进行及时监控并纠错，能预见性地发现问题，提出改进措施和建议；

6．项目的验收与评估；

7．为各业务部门提供信息支持和服务；

8．负责提供项目受益人的参与情况；

9.  负责向捐赠人提供项目进展与完成情况的综合报告；

10．组织相关培训。

第13条  宣传策划部职能

宣传策划部是主要负责本会形象塑造，大型劝募活动策划，项目成效宣传，扩大本会影响力和美誉度的业务部门。其主要职责是：

1．本会各项重要活动的对外宣传；

2．负责本会形象塑造与对外拓展宣传；

3．与中央媒体及项目实施地区省级媒体的沟通、协调；

4．外宣稿件及外宣材料的撰写、刊发、归档保存；

5．负责起草基金会领导发言材料；

6．负责本会网站、刊物的媒体平台建设；

7．为媒体提供新闻资源和背景资料，帮助媒体做好对本会的各类宣传报道；

8．负责本会大型劝募活动策划。

第四章  办公室管理规定

第14条 工作考勤

本会实行工作考勤制，员工应自觉遵守规定，按时上下班。办公室如实统计员工出勤情况，发现无故旷工和迟到、早退人员要按规定处理并记入月度考核表。

作息时间：

    08：30上班

    11：30—13：30午休

    17：30 下班

第15条  外出

各部门人员如需外出，须向部门负责人请假；部门负责人外出，须向秘书长请假，并留下外出期间有效联系方法。

第16条  办公环境维护

1．员工应保持自己的办公桌椅、周围墙壁、地面及整体环境的整洁与和谐，做到桌面无尘土，文具摆放整齐，办公用具上不得张贴图画、照片等与办公事务无关的纸片。

2．各部门负责本部门区域内的卫生保持，地面不得有污迹、垃圾、纸屑、杂物；办公桌椅、设备、器具、文件柜等摆放整齐、协调、无灰尘。

3．各类文件摆放整齐，涉密文件应专人管理，不得随身携带。

4．共同维护公共区域的环境整洁卫生。接待来访或开会后，自觉将桌椅、设备、文具恢复原位；及时清理废弃物。

第17条  秩序

1．工作时间不得吃零食。

2．工作时间不得大声喧哗、嬉闹、串岗、闲聊，不使用音响耳机等收听与工作无关的节目内容，不做与工作无关的事。

3．公务接待、洽谈尽可能在公共办公区域进行，不得影响他人办公。

4．使用电话言简意赅，不用电话闲聊或高谈阔论，注意谈话语调，以免妨碍他人工作。

5．在办公区内活动应注意不影响他人办公，尽量做到脚步无声、小声谈话、移动桌椅或开门关门时不发出声响。

第18条  衣着

1．本会员工在办公室和从事业务活动期间必须衣冠整洁、举止端庄、随时注意自己的仪表仪容。

2．衣着要求整洁、得体、大方。

3．男女员工上班时应着职业装，着衬衣不得挽袖或不系袖扣。男员工夏季可穿T恤衫，但不得穿运动衫、文化衫、短裤、拖鞋。女员工在节假日的前一工作日可着应季时装，但必须端庄、素雅，不得穿着运动服、文化衫、超短裙、吊带衫、露脐短装、拖鞋等。

4．员工出席重要业务活动，应西装革履。

5．员工上班应将头发梳理整齐、指甲不得长于1毫米且干净。男员工发不过耳，不留胡须；女员工不披头散发、不染与本色有较大差别的发色，化妆要淡雅、佩戴饰品要得体。

第19条  言行

1．有人来访应主动询问，热情相待，不得淡漠来访者。

2．接待客人注意礼貌，语气亲切平和，举止落落大方。

3．安置好来访客人，通报领导或有关部门。未经预约，不得直接将客人领入领导办公室。

4．与客人交谈应该注意谈吐得体。

5．客人离开时应礼貌相送。

6．接听电话应使用文明语言，热情应答，耐心回答对方的问题。

7．如电话铃响时被叫员工不在，其他工作人员应主动代为接听，问明对方意图或留下对方联系方式以便及时、准确地转达，不可对电话铃声充耳不闻，不可使用“不”或“不知道”等否定性或生硬语言。

第20条 安全

1．自觉维护办公区内安全和设施完好无损。

2．安全使用办公区内的所有电源，不得接插使用非办公电器设备。

3．每天下班前要检查并关闭所有电源。

4．每天下班前要关闭所有门窗。

5．不在办公区域内使用明火，不带入易燃易爆品。

6．不得将闲杂人员带入办公区，发现可疑人员及时报告。

第五章  公文处理办法

第21条 公文是传达指示、请示问题、指导工作、报告情况和信息交流的重要工具。为使本会公文管理规范化、制度化，以提高公文处理质量和行政效率，特制定本办法。

第22条 公文处理包含收取文件和制发文件两种，是指对本会及各部门与外界及下属单位间公文、函件、传真及会内各部往来的文书从收发文到归档的全过程办理和控制。

第23条 公文处理应做到及时、准确、简便、安全。

第24条 发文种类：

内部制发的文件包含本会内部文件和对外业务文件。其种类有：会报文件、会发文件，会内报告请示、会议纪要、通知、通报、函和会刊等。

1．会报文件、会发文件。会报文件系上行文，包括以基金会名义向国家业务主管部委等上级机关报送的请示、报告，由承办部门起草，秘书长签发；重大问题经秘书长审核后呈理事长签发。会发文件系下行文和平行文，包括以基金会名义向所属单位下发的通知、通报，以及向友邻单位进行业务洽商的公函，由承办部门起草，秘书长签发。

2．会内报告、请示。各部门向秘书长报送的报告、请示，由部门负责人签署意见后，按主管副秘书长、秘书长顺序呈报；按章程规定超越秘书长权限范围的，由秘书长报送理事长；涉及几个部门的问题应经协商、会签后再报批。

审批文件应提出明确意见，一般应表示出“拟同意”、“同意”、或其它具体意见；对于一般报告，圈阅表示“已阅知”；对于有具体请示内容的文件，则应表明“同意”等具体意见；办公室登记后，送有关部门并催办。

3．会议纪要。本会各级办公会议及业务专门会议均应形成纪要，用以表达会议主要精神和决定事项。发送范围：理事长、副理事长、秘书长、副秘书长、各业务和职能部门。

4．通知。发布规章制度、公文，要求下级办理或需要周知和共同执行的事项，用“通知”。

5．通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

6．函。洽谈工作，询问、答复问题向有关部门商请批准，用“函”。

7．会刊。由宣传部主编，分管副秘书长审核，秘书长签发。

会刊设固定栏目，主要用于交流会内各部业务进展情况，研究工作问题，原则上每1-2个月出版一期。

第25条 发文范围：对外发送的文件根据主送、抄送单位数确定，会内文件根据等级及内容确定，一般为本会正、副理事长，理事、名誉理事、监事、本会各部门，以及上级主管部门等。

第26条 发文标准格式：

发文需要具有以下要素：名头、文号、签发人、文件标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、主题词、抄报或抄送单位（呈报、发送、抄报、存档）、发文部门、承办人、联系电话、印数等。

1．名头：文件统一用纸为A4纸，名头内容如：中华思源工程基金会文件、理事长会议纪要、秘书长会议纪要等。

2．文号：以拟发文件部门建立文号系统，由字号、年号和序号三部分组成：字号为发文单位简写，年号为4位数，序号每年从01号起编排。确定文号的有：

文件编号                                文件发起部门

中思扶会发字 [年号]   号                基金会发文

中思扶会报字 [年号]   号                基金会报文

中思扶会办字 [年号]   号                理事长会议

中思扶会秘办字 [年号]   号            秘书长办公会

中思扶会募字 [年号]   号                对外联络部门办公会

中思扶会项字 [年号]   号                项目合作部门办公会

中思扶会财字 [年号]   号                财务部门办公会

中思扶会合字 [年号]   号                与其它单位签订合同

3．签发人：对内、对外一般文件，均由秘书长签发；涉及对基金会内部管理的正式文件，由秘书长签发。上报国家相关主管部门的重要文件，经秘书长签署，理事长签发后报送；涉及到对各部委和对省委、省政府级的文件处理方法同上。

4．文件名称：发文的标题。

5．主送单位：需要上级或领导批示的单位或个人。

6．正文：文件的内容所在。

7．主题词：根据文件内容拟定四组以下、12字以内的主题词。

8．呈报：上级主管单位及会领导；

送发：各部、办、委、局；

抄报：一份文件只写一个主送单位，如需同时送其他部门，用抄送；

存：负有责任保存本文件的单位。

9．公文如有附件，应在正文之后注明附件名称及顺序。

10．发文部门应写部门全称或规范简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。

11．承办人：草拟文件的执笔人；

12．主题词由反映文件主要内容的规范代名词或名词性词组组成，标明在文件的末页下部，抄送范围上方。具体规范参见国家颁布的主题词表。

13．印发数量：标明印发总数（含存档数量）。

14．使用标准A4公文用纸，从左向右书写，左侧装订。

15．行文格式：会发文件（中华思源工程基金会文件）：红字文头、一号宋体字；

会报文，文头位置上沿距页边13厘米；

会发文，文头位置上沿距页边5厘米。

文号（中思扶会报字 [  ] 号签发）：三号仿宋体、居中，黑色字；

正文标题：三号黑体字（或大标宋加粗）、居中对齐、红色横线下方空2行。

正文：四号宋体字、四边为25mm边距、24磅行距。

正文之后当页下方应标明：主题词（四号黑体字）、抄送、抄报、存等，四号宋体字。

第27条 会发文件拟发程序

1．拟文，由发文部门拟定文件正文，由部门负责人签字后，报主管副秘书长审核，再报秘书长审批，之后递交民建中央有关部门签署意见报主管副主席审批，最后由理事长审批。

2．审批并确定文号：文件必须由部门负责人审核后，交办公室统一编号；修改稿由拟文部门存档，会发文的终稿及申请单由办公室存档。

3．印制、登记、盖章。

4．按拟发文件规定的分发范围分发文件。

第28条 办文注意事项

1．根据隶属关系和权限范围确定行文关系；

2．以部门名义向下属项目管理部门行文，应报分管副秘书长或秘书长审签。

3．凡部门之间未对有关问题协商一致时，不得各自向下行文。

4．请示公文，一般一文一事。

5．做好发文前的审核工作，审核的重点是：行文是否必要、公文内容、文字表达、文种使用、格式是否符合本规定要求，按发文审批程序签批后，送行政部审核并制文送发。

第29条 公文办理

1．公文办理一般包括登记、公办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、用印、传递、归档、销毁等程序。

2．凡上级主管部门发来或转来的文件、本会理事长、副理事长批转的文件和其他省、市、机构发来的正式公文，都应由办公室登记并统一编号，根据文件内容分送秘书长、副秘书长阅示后，送有关部门处理或承办、并将处理、承办结果报上述领导后存档。

3．收到与本会直接关联的合同、协议的正式文本，各职能部门通过各种渠道取得的与本会管理有关的文件，必须交到办公室由档案管理员签收、登记并存档，不得据为己有。以本会名义对外签订的合同、协议的正式文本，均由办公室保存，部门留存复印件。

4．上级主管部门及各地机构、组织发来的简报、参阅文件，根据内容分别呈送各部门、正副秘书长、正副理事长传阅；根据其内容与本会的关联程度决定是否留存；凡本会领导作了批示的应由办公室登记后，交有关部门处理或承办，并将处理、承办结果报上述领导后存档。

第30条 文件的借阅：见档案管理条例。

第31条 公文立卷、销毁

1．公文办完后，应及时将公文终稿、正本和有关材料整理立卷，分门别类归档保管。几个单位联合发文，由主办单位立卷。

2．立卷公文，应移交档案管理部门，个人不得保存。

3．没有存档价值和存查必要的公文，经秘书长批准，可销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失。

第六章  印章使用管理规定

第32条 印章的定义。本规定所指印章是在本会发行或管理的文件、凭证文书等与本会权利义务有关的文件上，需以本会名义或有关部门名义证明其合法性、权威性作用而使用的印章。

第33条 印章的种类：本会启用的印章包括“中华思源工程基金会”章（塑胶印）、法人代表名章（有机玻璃印）、财务章（铜印）、基金会办公室印章（塑胶印）和专项基金印章（塑胶印）。

第34条 印章的保管

1．所有印章，实行统一管理，分工专人保管。其中会章、财务章由财务部保管。法人名章由民建中央办公厅保管。财务章和法人章要分别保管。办公室印章专管员应保存会内印章名录、样章及印章档案。

2．印章保管实行专人负责。（在安全柜、加密柜、铁橱中存放，加盖印章须由公章保管人亲自操作，公文及重要印件须建档备查。）

3．印章专管员是掌握印章的安全与合理使用的唯一与全面责任承担者。印章专管员承管印章时，须熟悉本规定内容，然后签署印章保管员承诺书，保证对印章的安全使用承担唯一与全面的责任。如有遗失和出现误用，印章专管员应负全责。

4．印章应存放在安全可靠的指定位置，原则上印章限定在办公室内使用，当必须带出时（只限于京内），借用人须按本规定填写《借用印章申请单》，经秘书长同意并签字后方可办理；在使用印章时须有旁人作证。

5．保管人员负责印章存放位置及设备的安全；负责清洗，保持印章的清洁。

第35条 印章的使用：

1．审批制度：凡需加盖各类公章的，应分别情况，经相应的审批程序审批：

（1）财务用章，由财务部负责人审批；

（2）会章，会发文件、公函根据文件内容和本会规定，由秘书长审批、签字后使用；其它文件根据内容由秘书长或副秘书长审批签字后使用；签署资产、负债类文件，必须由主管部门负责人并报秘书长审阅相关文件，审批签字后使用；

（3）法人代表名章，法人代表本人及经书面授权的代理人审批签字后使用。

（4）常规用印或需要再次用印的文件，如事先与用章签批人取得联系或有文字证明者，可以省去签批手续。但印章专管员应将文件名称及制发文件人姓名记录在案，以备查考。

2．登记制度：公文加盖印章须填写“思源工程文件审批单”，其他用印应填写用印审批单和用印登记簿，并保存有领导用印签字的文件。

3．检查把关：印章专管人员受理使用印章申请时，应对需盖印章的文书内容、手续、出示证明的用途等进行把关检查，发现情况不明或可能发生问题时，应对签批的领导说明情况，对不符合本规定使用程序的，不论是否有领导同意，均要予以拒绝。

第36条 盖印要领：

1．所盖印章应与行文落款一致；

2．盖印应盖在文字页面落款处；

3．盖印要端正、清楚，上不压正文，下不压日期；

4．合同文件盖印时应盖骑缝印；

5．所发文件印量很大时，经秘书长批准，可制电子印章，采取印刷方式盖印，但文件制发完毕，应监督销毁印模。

第37条 登记制度。办公室应置备用印登记簿。所有办公用印均要进行详细的登记，并妥善保存有领导用印签字的文件。

第七章  档案管理条例

第38条 档案管理职责：有效管理档案，为本会事业发展服务。

第39条 建立档案的范围：反映本基金会主要职能活动、建设发展和基本历史面貌的、具有查考和利用价值的、应归档保存的各种文件、图表、音像等资料。

第40条 档案管理的基本任务：

1．统一收集、整理、保存本会各种档案；

2．办理各业务、职能部门形成的各种文件的收集、整理和归档工作；

3．积极提供档案查询便利和档案信息服务；

4．办理领导交办的其它有关档案业务。

第41条 档案的形成、来源、获取方式：

1．各业务、职能部门按规定上交；

2．资料员收集；

3．对外交往、合作中形成；

4．会发文、收文；

5．与上级主管和管理部门文件往来形成；

6．来往信函。

第42条 档案的入选原则：

1．有历史及查用之价值；

2．不重复。

第43条 档案的系统和分类：

本会档案共分十大类：

第一类：行政档案

1．社团法人注册文件（正本、副本、复印件）：经营执照、税务登记证、组织机构代码证等；

2．本会重要资产购置资料；

3．章程：创建时的章程及日后某届理事会的章程修订本；

4．创建时及成立以来的中央、国务院和有关部委关于本会的批件；

5．本会重要决议；

6．其它注册文件；

7．全部印章目录及样件；

8．理事会文件（历届）；

9．会发文、收文；

10. 设备档案。

第二类：基本制度

1．行政管理条例；

2．财务管理条例；

3．人力资源管理条例；

4．募捐管理条例；

5．项目实施及监管条例；

6．宣传管理条例。

第三类：会议档案

包括为会议准备的文件、会议形成的文件、记录、纪要等；

第四类：合同文件

包括本会经营活动中的一切合同、条款、合约、协议、备忘录等

1．捐助类合同；

2．项目管理类合同；

3．策划和设计类合同；

4．基金运作类合同；

5．人力资源管理类合同；

6．其它类型合同。

第五类：财务档案

包括本会财务核算、会计凭证（原始凭证、记账凭证）、账簿（日记账、明细分类账、总分类账）、会计报表、融资合同、审计报告等。

第六类 人力资源档案

所有员工（专职、兼职、志愿人员、临时工）的合同、应聘登记表、身份证复印件、个人简历、奖惩记录、培训情况、月度考核、年度考核情况等。

第七类 历史、业绩记录

1．基金会简介；

2．年报；

3．简报；

4．业绩介绍资料；

5．媒体报道；

6．领导人文章。

第八类：项目档案

包括项目立项报告、可行性分析报告、论证会议资料、相关决议、项目合同章程等。

第九类：计算机软件及音像实物档案

第十类：参阅资料

第44条 立档组卷原则：

1．立档的文件应按档案系统分别归类，按存档文件性质编目，再分出管理级别。本章上条所列十大类文档资料，为本会一级档案、二级档案，存办公室档案室。

2．按年度、时间顺序和部门设置结构排列组卷。

3．组卷以文件形成的自然规律和保持文件之间的历史联系为原则：

（1）对同一会议、同一项目、同一专题形成的文件，文本预定稿、正本与附件、请示与批复、转发件与被转发件等联系密切的文件组合在一起；

（2）音像、录像、图片等音像文件与纸质文件统一整理、编目，分别存放，并在案卷目录或卷内文件目录上注明互见号，以保持相互间的联系，以便于查找和利用。

第45条 档案的鉴定、保管期限及利用：

1．各业务部门档案，于每年3月以前由部门整理后分别情况决定是否已交办公室的档案部门；自行保存的，应编制档案目录交办公室。

2．会发文件及由办公室直接经手的各类资料、文件，由办公室随时收集、整理、更新。

3．对入档文件进行统一编号，确定类别、密级，并定期编制档案目录。

4．档案的鉴定工作，应由主管负责人、档案管理人员和有关业务部门组成鉴定小组进行。每年3月前，对存档文件进行鉴定、清理，判定档案的保留价值。反映本会主要职能活动和基本历史面貌的档案，原则上应永久保留。

5．对于已失去保存价值拟销毁的档案，应由办公室提出意见，登记造册，经主管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字，并将清册存档保存。

6．本会档案的密级分为：秘密档案、机密档案和绝密档案；

（1）秘密档案须经副秘书长批准后，方可办理借阅、复印；

（2）机密档案须经秘书长批准后，方可借阅，原则上不得复印，确需复印的需报主管副理事长批准后在有效监督和技术处理后进行复印；

（3）绝密档案须经理事长批准并签订保密责任书后，在借阅处查看。

第46条 档案的交接程序：

1．档案为本会财产，不得外借。部门经办人员在承办期内积累与使用；正常移交或离职移交时应说明是否留用。

2．工作人员离职前，必须按规定整理、移交档案，经由有关部门认可后才可办理退职手续。

3．交档方与接收方应办理正式交接手续。

4．交方制作文件目录，接方清点目录，共同签字；前后的目录清单双方各存一份，至少保留两年；一份置文卷首页。

第47条 档案的保存与保密：

档案应配备坚固专用设备，并考虑防盗、防火、防尘、防蛀、防潮等设施。档案员每月对档案保管状况进行一次全面检查，发现问题及时向领导汇报，采取积极有效措施，确保档案安全。

保密。档案员应切实做好档案的保密工作，按规定办理室内借阅。

第八章  合同及法律文件审查管理规定

第48条  目的：为加强基金会合同及法律文件的管理，规范法律行为，保障基金会各项业务的顺利开展。

第49条  本规定所指的合同及法律文件，是指基金会与政府部门、企事业单位、社会组织和个人订立的含有权利义务关系内容的各种类型的协议文件，以及与协议文件有关的各种补充协议、授权委托书、意向书、备忘录等法律文件。

第50条  合同及法律文件起草

基金会对外进行项目合作，需要签订合同及法律文件的合同及法律文件文本由承办该项目的职能部门负责起草，由该部门负责人进行初步审阅。起草合同及法律文件时，在条件适用的情况下，应使用基金会已有的合同或协议模版。如果没有适用的合同或协议模版，由经办该项目的具体人员起草。必要时，合同及法律文件文本由律师直接起草。

第51条  合同及法律文件审查

1.凡基金会对外签订的合同及法律文件，应统一贯彻“先审查，后签约”的原则，即除有法定代表人特别授权外，所有合同及法律文件在签订之前，都必须经基金会法律顾问进行审查并提供法律意见后，方可最终签订。

2.基金会合同及法律文件审查应通过两种方式进行：

（1）书面审查

①项目经办人以起草的合同或法律文件的文本、项目背景等相关资料以及对法律顾问书面审查的需求发送给办公室；

②办公室将待审查的合同或法律文件的文本、项目背景等相关资料以及对法律顾问审查的需求发送给基金会法律顾问；

③项目经办人应向法律顾问介绍项目的背景情况及合同及法律文件所要达到的目标。

④法律顾问查阅有关法律法规，研究合同及法律文件资料，进行必要的调查研究和专门技术性咨询。对于目的不清、权利义务不明或背景资料不全的合同及法律文件草本，法律顾问有权退回该项目承办部门，要求做出补充说明后，再进行审查。

⑤法律顾问应在收到有关审查文件后五个工作日内完成审查工作并以电子邮件的形式回复书面审查意见。特别紧急和特别复杂的合同及法律文件的审查期限由分管该项目的基金会主管领导与法律顾问另行商定。

（2）不适于采用书面方式审查，以及需要法律顾问直接参与起草、签订的重大合同及法律文件，可安排法律顾问直接参加有关考察、调研、谈判等工作。

3.项目承办部门应根据法律顾问的意见，对送审合同及法律文件进行修改和完善，并制定最终合同及法律文件文本再行报送法律顾问，由法律顾问对该文件终审确认后，方可由基金会进行签字盖章流程。

4.经法律顾问审查的合同及法律文件在签订后，在履行过程中，合同及法律文件任何一方单方就合同及法律文件的有关条款进行修改、补充或废止的，必须重新履行报批审查程序。

5.项目承办部门应对下列情况负责：

（1）不按规定履行法律审查手续，使合同及法律文件条款出现重大缺陷而给基金会造成损失的；

（2）不认真对待法律顾问建议，致使合同及法律文件出现法律问题或酿成纠纷而给基金会造成损失的。

第52条  合同及法律文件签订

1.合同及法律文件经过法律顾问审查通过后，可以签订；

2.合同及法律文件文本的尾页上应由双方法定代表人或法定代表人的授权人签名、签署日期及加盖基金会公章，两页以上的（含两页）文件，须加盖基金会骑缝章。

第53条  合同及法律文件履行

1.合同及法律文件签订后，负责该项目的承办部门应该严格按照合同及法律文件的约定履行合同及法律文件；

2.合同及法律文件履行需要几个职能部门配合完成的，应由分管该项目的主管领导明确责任部门，由责任部门负责与相关职能部门协调履行；

3.合同及法律文件履行过程中，如果由于职能部门的过错造成基金会的单方违约，从而酿成纠纷的，应由职能部门承担内部行政及经济责任。

第54条  合同及法律文件纠纷的处理

1.如在合同及法律文件履行过程中出现纠纷，项目承办部门应及时通报法律顾问，并提供以下材料和情况：

（1）纠纷的起因及经过；

（2）与纠纷有关的证据材料；

（3）与争议有关的基本技术知识；

（4）欲达到的目标或初步设想。

以上情况和材料必须全面、真实。项目承办部门应配合办案。

2.合同及法律文件纠纷拟通过协商或调解解决的，项目承办部门应通知法律顾问参加有关的协商谈判等活动。

拟通过司法途径解决的所有诉讼案件，包括项目承办部门报送的案件、基金会领导指定的案件及法律顾问认为应该采取诉讼手段解决的案件，都应经基金会法定代表人或法定代表人的授权人批准授权，由法律顾问代表基金会处理。

3.项目承办部门应对下列情况负责：

（1）发生纠纷不及时报告或擅自处理给基金会造成损失；

（2）延误法律期限，丧失诉讼时效或影响办案；

（3）不积极配合办案或故意隐瞒事实或提供伪证。

第55条  合同及法律文件的档案管理

1.为了便于合同及法律文件的履行和对项目的管理，凡基金会对外签订合同及法律文件，除具备合同及法律文件必备的条款外，必须在合同及法律文件后附有各方当事人的地址、联系人、联系电话、开户行名、银行帐号等必要内容；

2.办公室及责任部门负责合同及法律文件的档案管理，并制订档案管理的各项制度；

3.合同及法律文件签订后，合同及法律文件正本及扫描电子版由办公室统一保管。

4.所有洽谈资料的原件、合同及法律文件审查过程中的往来函电等资料一并由项目承办部门按基金会档案管理办法进行保管。

第56条  合同及法律文件履行时，项目承办部门应记录合同及法律文件履行过程中的重要情况，妥善保存往来函电等相关法律文件。

第九章  办公设备使用管理规定

第57条  办公设备是指使用寿命在一年以上或价值在2000元以上的办公类资产。

第58条  办公设备包括：传真机、电脑、复印机、打印机、扫描仪、照相机、摄像机、办公家具及其它一切用于办公的器具设备。

第59条  办公设备的购置与管理：

1．本着统一购置、集中管理、物尽其用、注重保养的原则，由办公室和财务部负责管理，办公室负责设备的购置、登记、领用、维护及处置，财务部负责建账、折旧、下账。

2．购置办公设备审批权限：由秘书长审批。

3．本会办公物品的采购程序为：

（1）各部门申请添置办公设备及价值2000元以上的物品，应于每年12月31日前向办公室提交计划；

（2）办公室根据各部门的申请计划及本会的发展需要，每年两次（上下半年各一次）列出采购计划清单，报秘书长审批后，按计划采购；

（3）特殊紧急需要的设备或物品，由使用部门填写申请单，写明申请理由，由办公室制订临时采购计划，按审批权限报请秘书长或副秘书长批准；

（4）办公室根据货比三家的原则，至少向三家以上商家询价，选择质优价廉的物品，保证采购过程公开、透明；大宗物品的采购，应采用招标方式；

（5）由财务部审核办公设备采购计划及方案，主管领导按财务审批权限规定批准。

（6）办公设备及物品按规定采购程序办理手续后，由办公室统一负责购置。

第60条  办公室根据本会批准的办公设备配置方案，向各使用部门分配有关办公设备，并与各部门负责人或使用人签订《办公设备使用责任书与交接卡》。领用人员离职时，办公室负责与其办理办公设备交接事宜。

第61条  办公室负责建立与管理所有办公设备的档案，按本条例的交接管理办法由档案员专人管理。设备档案应包括：

1．购置发票复印件；

2．关于售后服务与保修类的合同；

3．各类应交费的文件及交费收据；

4．本会自购保险的文件；

5．使用与维修的手册、指南一类材料；

6．购买厂家有关人员，联络办法的信息；

7．领用与交接登记卡；

8．其它有关资料。

9．应置备《设备档案卡》

第62条  办公设备应根据工作需要使用：本会员工未经批准，不得使用本会办公设备办理私人事务，包括不得使用本会电话打私人长途电话。因执行公务需借用设备（如笔记本电脑、照相机等）外出的，应填写《设备借用单》，并于任务结束后及时归还。

第63条 办公设备的使用与维修必须按操作规程，实行专人负责制。

第64条 办公室指定专人统管设备，部门领用设备由部门指定的领用人员，对所管所用设备的安全负全责。

1.设备专管员必须通过研读使用手册，参加培训，利用厂家售后服务，聘顾问等方式，确保自己熟悉所管设备的性能、使用方法及必要的维护知识；设备专管员达不到上述要求者，应及时向办公室主任报告，并商定限期达到上述要求。设备专管员不懂设备造成设备损失，应由本人负责。

2.涉及设备调试，排除故障之类技术较强的操作，必须由有关专管负责人进行。

3.本会其他员工使用设备前，必须由专管员培训、示范，并确实掌握正确适用程序后，方可使用设备；如未经培训，在不懂正确使用方法的情况下，擅自操作，导致设备受损，当事员工应承担相关责任。

第65条  重要办公设备应实行科学维修监督制，重点是：

1.设备专管员根据使用手册，编制《设备维修时序表》。

2.设备维修时序表一式二份，由设备专管员与办公室主任各持一份。

3.专管员到期未能按期维修设备时，办公室主任应安排有关专管员按时维修，并办理签字验收。

第66条  因工作需要而配备给部门（或个人）的办公设备，实行部门（或个人）负责制，须在办公室进行办公设备的财产登记，并负责保持所领取、保管物品处于良好使用状态。发现问题、故障或丢失，应及时报告部门主任及办公室，并负责查找原因，解决问题。归个人使用保管的办公设备如有遗失，应由个人或部门自购赔偿；如在正常使用中损坏，必须报办公室修理，必要时以旧换新。

第67条  办公设备维修费用审批程序，同设备购置。

第68条 办公设备损毁的责任追究：　

1.因人为因素或使用不当造成设备损坏的，视情节按损失金额（维修费用）的20％－50％由当事人承担经济赔偿。

2.故意损坏的，由当事人照价赔偿。

3.因保管不当造成遗失或被盗的，按设备现价赔偿。

第69条　办公设备的处置：

1.办公设备属公有财产，任何人不得擅自处置；

2.办公设备的变卖与报废，必须写出书面报告，按财务程序审批。

3.办公设备处置后，由财务部、办公室作下账处理。

4.本会员工离开本会，必须向接替工作的人员清点交接所管理使用的办公用品，由接管人员及办公室负责人在交接清单有关栏目上核准签字。未办妥交接手续者，一律不予结算工资。

第十章  办公用品使用管理规定

第70条  为使行政办公顺利进行，需要为员工配置办公用品。配置办公用品的原则是：提高办公效率，统一控制限量，节约经费开支。

第71条  办公用品分为易耗品、管制消耗品及管制品、统一管理物品四类。分类如下：

1．易耗品：铅笔、圆珠笔、签字笔、刀片、胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮、订书钉、便条纸、信纸、信封、文件袋等；

2．管制消耗品：荧光笔、修正液、电池、U盘等；

3．管制品：剪刀、美工刀、订书机、计算机、印泥等。

4．由办公室统一管理的办公用品有：墨盒、传真纸、复印纸、茶叶、纸杯、打孔机等。

第72条  办公用品的采购、保管、分发工作，由办公室负责，采取集中采购、登记领取、库存盘点、费用核算的原则。

第73条  本会办公物品的采购程序为：

1．办公室根据上年消耗量及本会工作需要，每年两次（上下半年各一次）列出采购计划清单，报秘书长审批后，按计划采购；

2．日常易耗品，由办公室做出计划，每季度采购一次；

3．按照货比三家的原则，采购物美价廉的物品。

4．办公物品应按计划节约使用，各部门指定专人于每月25日前申报下月办公用品领用计划，由办公室统一配发。

第74条  新进人员一次性配发办公用品：签字笔或圆珠笔1支、铅笔1支、橡皮1块、笔记本1本。如试用期满未被录用的，上述用品收回。聘用人员在岗期间如遇前述物品在正常使用中损坏，可以旧换新，离职时交回；笔、本、纸等消耗品根据实际需要领取。

第75条  办公室设专人对各部门领用的办公用品进行登记，于每年12月25日前汇总交财务部，计入该部门业务成本。

第76条  本会员工离开本会，必须向接替工作的人员清点交接所管理使用的办公用品，由接管人员及办公室负责人在交接清单上有关栏目核准签字。未办妥交接手续者，一律不予结算工资。

第十一章  通讯管理规定

第77条  为方便业务联络，提高工作效率，加强经费管理，特制订本规定。

第78条  座机电话管理：

1．本会在办公室内安装直线电话，其中1部可收发传真；

2．禁止用本会电话拨打私人长途电话；

3．办公室每月将长途电话单打印后送各部门主任审核，将私人通话费用情况报财务部，从其工资中扣除；

4．自觉爱护通讯设备，发生故障或损坏应及时报告办公室联系维修。

第79条  通讯费用补贴

1．住宅电话费用一律由员工个人承担；

2．相关职务员工需要给予移动电话通讯费补贴的，由秘书长确定；

3．业务部门员工的移动通讯费，按规定限额及每月实际发生金额，在部门业务费中列支，按年度累计超额部分，其50%由自己支付（在工资中扣除）。

第80条  通讯工具的使用

1．部门负责人自备移动电话，本会给予一次性购机补贴，补贴标准由秘书长根据实际情况确定；

2．移动电话正常使用期限为3年，此期间如有损坏或丢失，不再给予补偿；

3．本会给予必要话费补贴的员工，必须保证每天于8：00—23：00开通手机，连续3次被叫不通的，酌情扣减当月话费补贴。

第十二章  附则

第81条  本条例由本会办公室负责解释。

第82条  本办法自本会理事会议通过之日起试行。